電話の受け方・取り次ぎ方
事務をしている皆さん電話対応って自信ありますか?こんばんはKAKOです。
今日は会社での出来事を記事にしちゃおうかなと。
1名欠員で仕事をしているために、最近ほとんど電話がなっても取ることができておりません。前までは、率先して電話が鳴ったら1コールでとっていたのですが、今は2コール鳴ったら出る。くらいの感じで仕事しております。
というのも、就業時間トイレすらなかなかいけないくらい目一杯仕事している人もいれば、おしゃべりしたりスマホでLINEしたりしてる人もいる職場ですから、その時間あるなら電話出ていただけると助かります。と心の中で思っております。
で、スマホいじってる人が電話でてくれて、内線でつないでくれたんだけど、
「〇〇(仮に大山田さんとしましょう)さんからお電話です。」
・・・誰ですか?と。社内の人間にそんな人はいない。グループ会社にもいない。
「えっと、どちらの方ですか?」と内線つないだまま聞き返しました。
「大山田さんという方です」
「いえ、どちらの会社の大山田さんですか?」
「聞いてません。」
なんでだよ( ゚Д゚)
「・・・とりあえず代わります。ありがとうございます。」
で、外線で出てみました。若干営業電話じゃねーだろうな。と不信感です。
「お電話かわりました。KAKOと申します。」
「○○株式会社の小山田です。いつもお世話になっております。」
「あ!小山田様!!いつもお世話になっております。」
おぃ"(-""-)"会社名も聞かず、名前も聞き間違ってんじゃないよ・・・。
この方は必ず会社名とお名前をちゃんと伝えてくれる方なんです。
スマホいじりながら出たんじゃないだろうな・・・。
それが社会人10年目以上の女性の仕事っぷりでございます。
そりゃ事務の給料安くなるわけだ。(違
みなさんはこんな事がないように・・・。
電話の受け方・取り次ぎ方
事前準備:電話の近くにメモとペンを置いておくようにしましょう。
電話にでる。
「〇〇会社でございます」※3コール以内にでましょう。
相手の名前などを復唱して確認
「□□社の小山田様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております。」
※もし相手が名乗られなかった場合は、「恐れ入りますが、どちら様でしょうか。」と確認する。
もし聞き取れなかった場合は「恐れ入りますがもう一度お願いできますでしょうか。」と聞き返す。それでも聞き取れなかったら最悪会社名か名前どちらかだけでも聞き取りましょう。
取り次ぐ。
△△ですね。少々お待ちくださいませ。保留ポチっと。
※もし指名者が離席中だった場合、「△△は席をはずしております。もしよろしければ、戻りましたらこちらから折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか。」
※自分が指名者だった場合、「はい、わたくしです。」と名乗りましょう。
指名者が不在の場合
「申し訳ございません。△△は外出しております。〇時頃戻りの予定となっております。」帰社時間や会議終了時間を伝えましょう。
また、戻ってきたらこちらから連絡する必要があるか、再度連絡をもらえるのかも確認しておきましょう。折り返す必要がある場合は必ず連絡先を聞いておきましょう。
基本中の基本なので、みなさんはばっちりでしょうか?意外と電話苦手ですって言う方をみかけるので、上記流れを書いてみました。
電話って相手の顔が見えないので、出来るだけ印象良く出たいですよね。参考にしてみてください。
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